RÉSERVATION DE SALLES DE COURS ET D'ESPACES PUBLICS
Réservez un emplacement pour tenir votre activité
Plus de 10 000 demandes traitées chaque année!
Que ce soit pour tenir une réunion, un colloque, un 5 à 7 ou pour un tournage, trouvez sur les campus de Montréal l’emplacement qu’il vous faut.
Le campus de la montagne, le campus MIL et les bâtiments de l'avenue du Parc mettent à votre disposition une diversité de lieux tels des salles de cours, un atrium, un amphithéâtre, une aire de restauration ou encore divers espaces extérieurs, le tout à proximité d'une station de métro!
Pour procéder à une réservation, déposez une demande sur le portail libre-service ci-dessous.
S’il s’agit d’une réservation de locaux qui concerne les cours portant un sigle (ex: MUS-1300), les membres du personnel (avec accès) doivent déposer une demande sur la plateforme LocUM.
Membres du personnel
Réservation de salles de cours ou d'espaces publics
Pour toute demande de réservation de salles de cours ou d'un espace public intérieur (atrium, agora, Hall d'honneur, cafétéria, etc.) ou extérieur (place Publique, espace pour camions de rue, terrasse du pavillon Jean-Coutu, etc.), ou pour installer un kiosque en vue de la tenue d'un événement (conférence, séance d’accueil ou assemblée), vous devez déposer une demande sur le portail libre-service.
Notez que les salles de cours sont offertes en priorité aux programmes d’enseignement. Elles sont mises à la disposition de la communauté, dès que le Bureau du registraire finalise les horaires de cours et d'examens du trimestre concerné. À ce moment, les membres du personnel qui ont accès à la plateforme de réservation LocUM sont avisés par courriel qu'ils peuvent procéder à la réservation.
Réservation de salles de cours à des fins académiques
Pour toute demande de réservation de locaux à des fins académiques i.e. qui concernent des cours portant un sigle (ex : MUS-1300) ou leurs examens, les membres du personnel administratif (avec accès) doivent utiliser la plateforme LocUM pour déposer leur demande.
Délais requis pour déposer une demande
Il est nécessaire de déposer une demande selon les délais suivants:
5 jours ouvrables avant l’événement pour les salles de 50 personnes et plus;
15 jours ouvrables avant l’événement pour les espaces publics et événement avec alcool.
À défaut de le respecter, la Régie des salles se réserve le droit de refuser toute demande.
Avis
- Pour les activités de plus grande envergure telles qu'un congrès, un symposium ou un colloque, il est nécessaire de soumettre la demande 60 jours à l’avance afin de vous s'assurer de la disponibilité des lieux.
- Aucune réservation ne peut être effectuée par téléphone.
Activité avec consommation d'alcool
Les unités de l’UdeM qui souhaitent servir ou vendre des boissons alcooliques lors d'une activité doivent obtenir de façon obligatoire les permis nécessaires.
Étapes de demande de permis d’activité avec alcool
Déposer une demande de réservation de salles de cours ou d'espaces publics sur le portail libre-service.
Attendre l'autorisation de la Régie des salles de la Direction des immeubles qui enverra le document par courriel.
Sur réception de l'autorisation, demander un permis de réunion à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) du Québec. Notez qu’un délai minimal de 15 jours est requis pour l’obtention du permis.
Une copie du permis de réunion doit être automatiquement transmise à la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) de l’UdeM avant la tenue de l'activité.
Le permis de réunion doit être affiché à la vue dans la zone « bar » du local où se tient l'activité.
Communauté étudiante
Réservation de salles de cours ou d'espaces publics
Seules les associations étudiantes reconnues par la politique 20.3 et les regroupements d'intérêt reconnus par le Centre de l'engagement étudiant peuvent soumettre des demandes de réservations de salles de cours et d’espaces publics pour leurs activités.
De plus, les personnes qui organisent des activités avec consommation d'alcool doivent avoir suivi au préalable et de façon obligatoire, la Formation organisation d’événements spéciaux donnée par la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS).
Une fois ces conditions respectées, il est possible de déposer une demande de réservation sur le portail libre-service de salles de cours ou d'espaces publics.
Délais requis pour déposer une demande
Il est nécessaire de déposer une demande selon les délais suivants:
5 jours ouvrables avant l’événement pour les salles de 50 personnes et plus;
15 jours ouvrables avant l’événement pour les espaces publics et événement avec alcool.
À défaut de le respecter, la Régie des salles se réserve le droit de refuser toute demande.
Activités avec consommation d'alcool
Les associations et les regroupements d'étudiants et d’étudiantes qui souhaitent servir ou vendre des boissons alcooliques lors d'une activité à l'UdeM doivent obligatoirement obtenir un permis de réunion de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) du Québec.
Attention : Les personnes responsables d’activités avec consommation d'alcool doivent suivre au préalable et de façon obligatoire, la Formation organisation d’événements spéciaux donnée par la Direction de la prévention et de la sécurité, dans le but de sensibiliser les responsables d’activités spéciales sur leurs rôles et responsabilités.
Toute activité avec consommation d'alcool organisée par la communauté étudiante doit être ainsi déclarée à la Régie des salles (art. 39 de la Loi sur les permis d'alcool) en remplissant le formulaire au moins 15 jours ouvrables avant la tenue de l'activité. En effet, les demandes de permis doivent être transmises à la RACJ au moins 15 jours avant la date de l'activité pour laquelle le permis est demandé.
Procédure à l'intention des membres d’associations étudiantes
- Au début et à la fin de chaque session, un ou une membre du personnel administratif (doyen ou doyenne, directeur ou directrice) de leur département doit autoriser les étudiantes et les étudiants désignés à tenir des activités avec consommation d'alcool.
- L’autorisation écrite doit par la suite être acheminée à la Régie des salles en mentionnant la date, le lieu, l’horaire prévu et le type d'activité.
- La personne coordonnatrice de la vie étudiante (CVE) de l'association doit déposer une demande de réservation de salles ou d'espaces publics sur le portail libre-service même si les activités sont prévues dans un local assigné à l'association étudiante.
- Dès la réception de l’autorisation et du formulaire de demande de réservation, la Régie des salles inscrit l’activité dans son système de réservation des locaux et envoie une confirmation à la CVE.
- La CVE peut ensuite demander un permis de réunion à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec.
- Une copie du permis de réunion doit en dernier lieu être transmise à la Direction de la prévention et de la sécurité.
Organismes externes
Toute demande s’effectue en remplissant le formulaire de réservation de la Direction des immeubles.
Comment réserver?
Les personnes de l’extérieur de l’Université de Montréal peuvent, en respect du calendrier des études, louer des salles de cours ou des emplacements sur les campus de façon ponctuelle.
Pour toute demande de location de salles de cours ou d'un espace intérieur (atrium, agora, Hall d'honneur, cafétéria) ou extérieur (place Publique, espace pour les camions de rue, etc.), les personnes externes à la communauté de l'UdeM doivent remplir le formulaire de réservation et s’acquitter d’obligations précises:
Signer un bail de location de salle ou d’emplacement.
Fournir une preuve d’assurance responsabilité civile.
- Verser un acompte couvrant l'entièreté des frais de location de la salle à la signature du bail.
Notes :
Aucune modification ne peut être acceptée au-delà de 48 heures précédant l’activité.
Des frais de location de matériel, de main-d’œuvre et d'entretien ménager peuvent s'ajouter à la facture finale, au besoin, après l’activité.
Il faut prévoir 15 jours ouvrables pour le traitement de la demande.
En aucun cas, une activité organisée par des parties provenant de l’extérieur de l’UdeM ne doit nuire au déroulement des activités universitaires.
Consommation d’alcool
Toute activité avec consommation d’alcool tenue sur les campus de l’UdeM, qu’elle soit organisée par une unité interne, un regroupement étudiant, des membres du personnel de l’UdeM ou encore des personnes externe à l'Université, doit être déclarée à la Régie des salles en déposant une demande de réservation de salles de cours et d'espaces publics dans le portail libre-service.
Il appartient aux personnes qui organisent ces activités de s’assurer du respect du cadre juridique applicable.
Repérez la section Consommation d’alcool selon le type d’organisateur.
Consultez le Règlement concernant le service et la vente de boissons alcooliques (40.7) et les Directives relatives aux divers permis dans le cadre d’événements avec consommation d’alcool à l’Université de Montréal (40.30).
Organiser un événement
Vous comptez organiser un événement pour votre département?
Consultez les deux guides qui ont été conçu pour vous accompagner dans votre démarche:
Le Guide des bonnes pratiques événementielles et du protocole, créé par le Bureau des communications et des relations publiques (BCRP). Il contient plusieurs outils vous permettant de bien planifier votre activité et de vous assurer une certaine cohérence avec toutes les activités de l'UdeM.
Le Guide – DPS Organisation d’événements spéciaux, normes et consignes à l’UdeM conçu par la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS). Il présente les directives découlant de la Politique relative à l’utilisation des locaux et espaces (40.1) de l'établissement.
Consultez aussi la section Organisation d'événement spéciaux sur le site de la DPS pour en savoir plus long sur le sujet, notamment à propos des autorisations nécessaires à la tenue de votre événement.
Organiser un événement écoresponsable
Chaque petit geste compte pour diminuer son empreinte environnementale, particulièrement lors de l'organisation d'un événement. En choisissant soigneusement vos fournisseurs externes, vous pouvez faire de votre rassemblement un exemple d'écoresponsabilité.
Pour découvrir plus d'informations et des outils pratiques pour vous accompagner dans cette démarche, consultez la page de l'Unité de développement durable (UDD). Vous y trouverez notamment le Guide de l'évènement écoresponsable.
Politique
L’utilisation des locaux et emplacements de l’UdeM est régie par des dispositions législatives, règlementaires et contractuelles énumérées à l’article 5 de la Politique relative à l’utilisation des locaux et espaces (40.1).
Kiosque
Pour tenir un kiosque d’information, d’exposition ou de promotion de biens et de services et d’activités de recrutement dans l’un des pavillons de l’Université de Montréal, vous devez déposer une demande de réservations de salles de cours ou d'espaces publics dans le portail libre-service.
Sécurité
La sécurité des participants et participantes à votre activité peut exiger une attention particulière de la part des personnes qui organisent l’activité.
Nos services les plus demandés
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