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LOCATION DE SALLES

Location et réservation de salles de cours et de locaux

Plus de 10 000 demandes traitées chaque année!

Que ce soit pour une réunion, un colloque, un tournage ou un 5 à 7, trouvez sur les campus de l’UdeM une salle ou un autre emplacement qui accueillera votre activité. À lui seul, le campus de la montagne comporte plus de 40 bâtiments, offre 65 hectares de terrain et un accès à 7 stations de métro!

Location de salles et locaux

Besoin d'aide?

514 343-6346

location-local@di.umontreal.ca

 

Louez ou réservez une salle de cours ou un autre emplacement à l’UdeM en remplissant le formulaire. La plateforme LocUM est réservée au personnel administratif seulement.

Membres du personnel

Réservation de salles de cours ou d'emplacements

Pour toute demande de réservation ou de location de salles de cours ou d'un emplacement (atrium, agora, Hall d'honneur, cafétéria), d'un lieu extérieur ou pour installer un kiosque en vue de la tenue d'activités  (réunions, rencontres, séances d’accueil ou assemblées), vous devez remplir le formulaire de réservation.

Notez que les salles de cours sont offertes en priorité aux programmes d’enseignement. Au début de chaque session, une fois les attributions de salles faites par le Bureau du registraire, les utilisatrices et les utilisateurs (personnel administratif) de LocUM reçoivent un courriel les avisant des salles disponibles pour une réservation.

Effectuer une réservation

LocUM

La plateforme LocUM est à l'usage exclusif du personnel administratif de l’Université de Montréal et permet de réserver directement une salle de cours ou un emplacement sur les campus.

Pour plus d'information ou obtenir un accès à LocUM ou le modifier, veuillez remplir le formulaire Accès LocUM.

LocUM

Documents de référence

Consultez les différentes listes de salles et emplacements qui vous sont offerts et les caractéristiques s'y rapportant.

Avis

  • Pour les activités de plus grande envergure telles qu'un congrès, un symposium ou un colloque, il est nécessaire de soumettre la demande plusieurs semaines à l’avance afin de vous s'assurer de la disponibilité des lieux.
  • Aucune réservation ne peut être effectuée par téléphone. 

Activité avec consommation d'alcool

Les unités de l’UdeM qui souhaitent servir ou vendre des boissons alcooliques lors d'une activité doivent obligatoirement obtenir les permis nécessaires.

Étapes de demande de permis d’activité avec alcool

  1. Obtenir une autorisation de la Régie des salles de la Direction des immeubles de l’UdeM en remplissant le formulaire de réservation de salle.
  2. Sur réception de l'autorisation délivrée par la Régie des salles, la personne responsable de l’activité peut demander un permis de réunion à la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) du Québec. Notez qu’un délai minimal de 15 jours est requis pour l’obtention du permis.
  3. Une copie du permis de réunion doit être automatiquement transmise à la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) de l’UdeM avant la tenue de l'activité.
  4. Le permis de réunion doit être affiché à la vue dans la zone « bar » du local où se tient l'activité.

Communauté étudiante

Réservation de salles de cours ou d'emplacements

Seules les associations étudiantes reconnues par la politique 20.3 et les regroupements d'intérêt reconnus par le Centre de l'engagement étudiant peuvent soumettre des demandes de réservations de salles de cours et d’emplacements.

De plus, les personnes qui organisent des activités avec consommation d'alcool doivent avoir suivi la Formation organisation d’événements spéciaux donnée par la DPS.

Ces conditions respectées, pour toute demande de réservation de salles de cours ou d'emplacements, veuillez remplir le formulaire de réservation.

Activités avec consommation d'alcool

Les associations et les regroupements d'étudiants et d’étudiantes qui souhaitent servir ou vendre des boissons alcooliques lors d'une activité à l'UdeM doivent obligatoirement obtenir un permis de réunion de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) du Québec.

Attention : Les personnes responsables d’activités avec consommation d'alcool doivent obligatoirement suivre au préalable la Formation organisation d’événements spéciaux donnée par la Direction de la prévention et de la sécurité, dans le but de sensibiliser les responsables d’activités spéciales sur leurs rôles et responsabilités.

Toute activité avec consommation d'alcool organisée par la communauté étudiante doit être ainsi déclarée à la Régie des salles (art. 39 de la Loi sur les permis d'alcool) en remplissant le formulaire au moins 21 jours avant la tenue de l'activité. En effet, les demandes de permis doivent être transmises à la RACJ au moins 15 jours avant la date de l'activité pour laquelle le permis est demandé.

Procédure à l'intention des membres d’associations étudiantes

  • Au début et à la fin de chaque session, un ou une membre du personnel administratif (doyen ou doyenne, directeur ou directrice) de leur département doit autoriser les étudiantes et les étudiants désignés à tenir des activités avec consommation d'alcool.
  • L’autorisation écrite doit par la suite être acheminée à la Régie des salles en mentionnant la date, le lieu, l’horaire prévu et le type d'activité.
  • La personne coordonnatrice de la vie étudiante (CVE) de l'association doit remplir le Formulaire de réservation de locaux et d’espaces même si les activités sont prévues dans un local assigné à l'association étudiante.
  • Dès la réception de l’autorisation et du formulaire de demande de réservation, la Régie des salles inscrit l’activité dans son système de réservation des locaux et envoie une confirmation à la CVE.
  • La CVE peut ensuite demander un permis de réunion à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec.
  • Une copie du permis de réunion doit en dernier lieu être transmise à la Direction de la prévention et de la sécurité.

Documents de référence

Consultez les différentes listes de salles et emplacements qui vous sont offerts et les caractéristiques s'y rapportant.

Avis

  • Pour réserver un local de réunion pour 12 personnes et moins : veuillez vous adresser aux bibliothèques.

Organismes externes

Toute demande s’effectue en remplissant le formulaire de réservation de la Direction des immeubles.

Comment réserver?

Les personnes de l’extérieur de l’Université de Montréal peuvent, en respect du calendrier des études, louer des salles de cours ou des emplacements sur les campus de façon ponctuelle.

Pour toute demande de location de salles de cours ou d'un emplacement intérieur (atrium, agora, Hall d'honneur, cafétéria) ou extérieur, les personnes externes à la communauté de l'UdeM doivent remplir le formulaire de réservation et s’acquitter d’obligations précises:

  1. Signer un bail de location de salle ou d’emplacement.

  2. Fournir une preuve d’assurance responsabilité civile.

  3. Verser un acompte couvrant l'entièreté des frais de location de la salle à la signature du bail.

Notes :

  • Aucune modification ne peut être acceptée au-delà de 48 heures précédant l’activité.

  • Des frais de location de matériel, de main-d’œuvre et d'entretien ménager peuvent s'ajouter à la facture finale, au besoin, après l’activité.

  • Il faut prévoir 14 jours ouvrables pour le traitement de la demande.

  • En aucun cas, une activité organisée par des parties provenant de l’extérieur de l’UdeM ne doit nuire au déroulement des activités universitaire.

Documents de référence

Consommation d’alcool

Toute activité avec consommation d’alcool tenue sur les campus de l’UdeM, qu’elle soit organisée par une unité interne, un regroupement étudiant, des membres du personnel de l’UdeM ou encore des personnes de l'extérieur de l'Université, doit être déclarée à la Régie des salles au moyen du Formulaire de réservation de locaux et d’espaces.

Il appartient aux personnes qui organisent ces activités de s’assurer du respect du cadre juridique applicable. 

Repérez la section Consommation d’alcool selon le type d’organisateur.

Consultez le Règlement concernant le service et la vente de boissons alcooliques (40.7) et les Directives relatives aux divers permis dans le cadre d’événements avec consommation d’alcool à l’Université de Montréal (40.30).

Organiser un événement écoresponsable

Chaque petit geste compte pour diminuer son empreinte environnementale, particulièrement lors de l'organisation d'un événement. En choisissant soigneusement vos fournisseurs externes, vous pouvez faire de votre rassemblement un exemple d'écoresponsabilité.

Pour découvrir plus d'informations et des outils pratiques pour vous accompagner dans cette démarche, consultez la page de l'Unité de développement durable (UDD). Vous y trouverez notamment le Guide de l'évènement écoresponsable.

Politique

L’utilisation des locaux et emplacements de l’UdeM est régie par des dispositions législatives, règlementaires et contractuelles énumérées à l’article 5 de la Politique relative à l’utilisation des locaux et espaces (40.1).

Kiosque

Pour tenir un kiosque d’information, d’exposition ou de promotion de biens et de services et d’activités de recrutement de l’UdeM dans l’un des pavillons de l’Université de Montréal, vous devez réserver un emplacement prévu à cet effet auprès de la Régie des salles.  

 

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